¿Alguna vez te has sentido abrumado por la interminable lista de tareas pendientes? ¿Te resulta difícil mantenerte enfocado y productivo en tu día a día? La gestión de tareas puede ser un desafío, especialmente cuando son muy diferentes, convirtiendo nuestro to do´s list en algo caótico. Te dejo una estrategia simple y poderosa que mejorará tu productividad: agrupa tus tareas y revoluciona tu enfoque y energía mental.
¿Se requiere la misma energía o nivel de concentración para:
Devolver una llamada,
Asistir a un meeting
Generar una propuesta
Preparar un informe ?
Si respondiste que no, tienes razón y es por eso que la organización efectiva de tareas es esencial para mantener los mejores niveles de productividad, sin morir en el intento.
En este artículo, exploraremos la técnica de agrupación de tareas para optimizar la forma en que abordas los to do´s.
No te quedes con la primera lista de to do´s: Usualmente estas son una mezcla caótica de tareas de diferentes tipos y niveles de complejidad. ¿Cómo empezar? ¿cuáles criterios usar? sigue leyendo.
LA TÉCNICA DE AGRUPACIÓN DE TAREAS
1er paso: Evalúa tus tipos de tareas:
Antes de comenzar a categorizar, es importante que evalúes tus tipos de tareas más comunes. Estos pueden incluir tareas relacionadas con el trabajo, los estudios, las responsabilidades personales y familiares y las metas de desarrollo personal. Yo apoyo una visión integral de la vida, y si queremos lograr una vida balanceada, este ejercicio es muy efectivo para los temas laborales, pero en tu día a día debes incluir todos los aspectos. Algunos ejemplos de categorías pueden ser:
Tareas administrativas
Tareas creativas
Tareas de seeguimiento (correos electrónicos, llamadas)
Investigación
Logística personal, familiar
Reuniones
Tareas de desarrollo profesional
Ocio y entretenimiento
2. Define categorías claras:
Una vez que hayas identificado los tipos de tareas que realizas con mayor frecuencia, crea categorías claras que engloben estas actividades. Asegúrate de que las categorías sean lo suficientemente amplias como para abarcar una variedad de tareas relacionadas, pero lo suficientemente específicas como para ser útiles. Por ejemplo:
"Tareas Administrativas" podría incluir actividades como la contabilidad, la organización de archivos y la gestión de calendarios.
"Proyectos Personales" podría abarcar actividades relacionadas con pasatiempos, metas personales y proyectos de mejora del hogar.
"Proyectos Familiares" podría abarcar actividades relacionadas con vacaciones, proyectos de mejora del hogar.
3. Usa un sistema de etiquetas o colores:
Una vez que hayas definido tus categorías, establece un sistema de etiquetas o colores para cada una de ellas.
Esto facilitará la identificación de tareas pertenecientes a cada categoría en tu lista de tareas. Puedes usar etiquetas físicas, colores de resaltadores en tu lista escrita o funciones de etiquetas en aplicaciones de gestión de tareas en línea. Yo amo los post its y las organizo por colores según su tipo, que además coinciden con los colores en mi google calendar. La coherencia visual ayuda a procesar más rápido la información a tu cerebro y reduce la fatiga cognitiva.
4. Prioriza dentro de cada categoría:
Que tengas 20 tareas en lo administrativo no significa que debes hacerlas todas para pasar al siguiente tipo de categoría. Debes priorizar, recuerda que la idea de crear sistemas es que sean flexibles y útiles, no una camisa de fuerza. Eso si, recuerda priorizas las más importantes por su impacto en alcanzar tus metas y los deadlines.
5. Vincula las categorías con tus tiempos premium:
Una vez que hayas categorizado tus tareas y las hayas priorizado, establece bloques de tiempo específicos para trabajar en cada categoría. Por ejemplo, si tus tiempos premium de concentración y creatividad son en la mañana dedícate a lo creativo y a lo que demanda más tu capacidad de análisis, y usa la tarde para tareas más operativas.
6. Revisa y ajusta regularmente:
El sistema está para apoyarte y adaptarse a lo que necesitas, no al revés. Evalúa y ajusta, puedes descubrir que ciertas categorías se vuelven más o menos relevantes con el tiempo, o que los tiempos asignados deben cambiar.
La técnica de agrupación de tareas no solo mejorará tu productividad, sino que también te permitirá mantener el control sobre tu vida y tus objetivos.
Entonces, ¿estás listo/a para dejar atrás la confusión de las listas de tareas abrumadoras y abrazar una forma más efectiva de trabajar y vivir? ¡Comienza hoy mismo y experimenta la diferencia en tu productividad y bienestar!
Si tienes alguna pregunta o comentario, no dudes en compartirlo. ¡Estoy aquí para ayudarte en tu viaje hacia una vida más organizada y productiva!"
Abrazo,
Ivi
